Hoe voorkom ik dat mijn mail in de spambox terecht komt?

Van al het e-mailverkeer ter wereld is 70% ongeveer spam. Vandaar dat het een hele klus is om jouw mail daaruit te filteren voor de meeste e-mailproviders. Lees onderstaande tips en pas deze toe om je verzendreputatie te verbeteren en je mail de meeste kans te geven om in de inbox te geraken.

1. Gebruik geen gratis e-mailadres zoals Hotmail.com, Yahoo.com, Gmail.com of Me.com als afzender

Voor je dagelijkse e-mailverkeer is het verzenden vanaf een gratis e-maildienst natuurlijk geen enkel probleem maar voor het verzenden van mailingen via Enormail kun je dit echt beter niet doen. Niet alleen hebben providers zoals Yahoo regels ingesteld die ervoor zorgen dat je mail niet wordt geaccepteerd maar deze afzenders zorgen voor lagere afleverpercentages en dus meer kans dat je in de spambox belandt. Daarnaast worden helaas veel e-mailadressen van deze providers misbruikt door spammers om daadwerkeklijk spam te verzenden.

Gebruik dus altijd een e-mailadres van je eigen domein zoals jouwnaam@jouwdomein.nl als afzender. Dit geeft de meeste kans om niet als spammer te worden gezien. In Enormail kun je gemakkelijk meerdere afzender adressen instellen

2. Authentiseer je domein

Hoewel Enormail standaard alle mail die door onze servers wordt verzonden van de juiste authenticatietechnieken voorziet kan het wenselijk zijn om de authenticatie via je eigen domein te laten verlopen. Hiermee vertel je de ontvangende mailserverpartij dat Enormail gerechtigd is om uit jouw naam mail te mogen verzenden. Een handleiding om domein authenticatie in te stellen vind je hier: instellen domein authenticatie

3. Gebruik een geldig e-mailadres als afzender

Zorg ervoor dat je afzender e-mail een geldig e-mailadres is en dus ook mail kan ontvangen en waar men op kan antwoorden. Gebruik dus geen noreply@jouwdomein.nl adres. Spammers gebruiken namelijk vaak niet bestaande e-mailadressen als afzender. Beter kan je bijvoorbeeld een e-mailadres als hallo@jouwdomein.nl, info@jouwdomein.nl. support@jouwdomein.nl of jouwnaam@jouwdomein.nl gebruiken als afzender.

4. Verzend niet vanaf je eigen e-mailadres naar je eigen e-mailadres

Hoewel deze regel niet zo heel belangrijk is voor de reputatie van jou als verzender in het geheel krijgen wij hier wel veel vragen over. Vaak zien we dat mails linea recta de spambox ingaan als een testmail vanaf Enormail met dezelfde afzender en ontvanger wordt verzonden. Dit komt doordat de provider van jouw e-mailadres het vreemd vindt dat er mail wordt ontvangen wat niet door hun is verzonden.

5. Neem een duidelijk vindbare uitschrijflink op in je mailing

Een veelgemaakte fout is dat mensen proberen de uitschrijflink te verstoppen. De reden hierachter is dat je hierdoor minder uitschrijvingen zou ontvangen. Niets is echter minder waar. Een uitschrijving voor je mailinglijst is niet erg. Mensen raken minder geïnteresseerd of hun omstandigheden veranderen waardoor jouw mailingen minder relevant voor ze zijn. In alle gevallen is een uitschrijving een teken van je ontvanger dat deze niet langer je mailingen wenst te ontvangen. Respecteer dus je doelgroep en zorg ervoor dat dit geen pijnlijk proces wordt. Mensen die geen uitschrijflink kunnen vinden zullen je mailingen dan als spam gaan kenmerken met alle gevolgen van dien voor je reputatie en kan er uiteindelijk voor zorgen dat steeds minder mailingen de inbox gaan zien.

6. Houd je mailingen relevant voor je inschrijvers

Inschrijvers komen meestal op verschillende manieren op je mailinglijst. Soms via een aanbieding, een popup formulier op je website of via een campagne op Facebook. Houd deze aanmeldingen gescheiden in verschillende lijsten zodat je gericht mailingen kunt sturen naar je ontvangers. Iemand die zich ingeschreven heeft via je Facebook Campagne zit dus minder te wachten op je algemene aanbiedingen mail. Schrijven je ontvangers zich in voor een gratis e-book? Houd de vervolg mailingen dan gerelateerd aan dit e-book en stuur geen mailingen naar deze lijst met je algemene mail. Je kunt uiteraard wel een mail sturen waarin je vraagt of je ontvangers zich willen inschrijven voor je algemene mailinglijst.

7. Verzend geen mailingen met dezelfde inhoud meerdere keren

Tijdens een lancering zien we vaak dat mensen in korte tijd veel mailingen verzenden. Dit is natuurlijk niet zo erg maar let er wel op dat je niet te veel in herhaling valt en je niet steeds dezelfde inhoud gebruikt. Niet alleen is dit zeer onwenselijk voor je ontvanger maar ook providers herkennen deze mailingen en zullen deze als spam gaan bestempelen.

8. Verzend niet te vaak maar ook niet te weinig

Het is enorm belangrijk om niet te veel mailingen te verzenden. Veel spammers proberen in korte zoveel mogelijk e-mailadressen te bereiken. Het te veel verzenden van mailingen zorgen ervoor dat de al overvolle mailboxen van je ontvangers nog voller raken en mensen zich gaan uitschrijven of zelfs je mailingen als spam gaan rapporteren. Verzend echter ook niet te weinig. Je wilt wel graag dat je ontvangers je niet vergeten en op regelmatige basis je mailingen lezen. Te weinig mailingen verzenden kan dus ook tot spamklachtgen leiden als je ontvangers niet meer weten dat ze zich ingeschreven hebben voor je mailinglijst.

9. Let op spamgevoelige woorden

Hoewel je woordkeuze tegenwoordig een veel kleinere rol inneemt bij het bepalen of je mail in de spambox hoort is het wel verstandig om hierop te letten. Gebruik dus geen schuttingtaal en let op met woorden als 'Gratis' en 'Speciale aanbieding' etc. Voor een overzicht van woorden die mogelijk een spamfilter kunnen triggeren kun je even kijken op Hubspot die een lijst van gevoelige woorden heeft opgesteld.

10. Gebruik geen onderwerpregels of zinnen met uitsluitend hoofdletters

Naast dat de meeste lezers het gebruik van zinnen met louter hoofdletters vaak als schreeuwerig ervaren wordt dit door spamfilters behoorlijk afgestraft. Gebruik hoofdletters dus alleen waar deze grammaticaal horen en niet om je woorden of zinnen kracht bij te zetten. 

11. Gebruik niet te veel afbeeldingen

Naast het feit dat afbeeldingen je mailingen vaak veel zwaarder maken zorgen deze er ook voor dat spamfilters je inhoud niet kunnen lezen van je mailing. Daarom gebruiken spammers vaak veel afbeeldingen zodat ze daardoor makkelijk door spamfilters heenkomen heen denken te komen. Zorg daarom voor voldoende tekst in je mailing als je een afbeelding mee verzendt en verzend dus geen mailingen met slechts één afbeelding.

12. Verzend niet naar aangekochte lijsten of lijsten van iemand anders

In eerste instantie is het niet alleen verboden om naar aangekochte lijsten te verzenden maar ook zeer schadelijk voor je reputatie. Ongevraagd mail verzenden is de definitie van spam. De ontvanger kent jou niet en heeft nooit gevraagd om je mail. Daarnaast zijn de e-mailadressen in deze lijsten vaak door bots van het internet geplukt en gebruiken providers deze als spamtraps. Dit is de nummer één reden om direct in de spambox te belanden. 

13. Schrijf inactieve contacten uit.

14. Vraag je ontvanger om je mail naar de inbox te verplaatsen en je afzenderadres toe te voegen aan hun contactenlijst

De meest snelle en adequate manier om je mailing in de inbox te krijgen is om je ontvanger te vragen jouw mailtje naar de inbox te verplaatsen. Hierdoor worden alle toekomstige mails voor dit contact wel in de inbox geplaatst. Daarnaast leren spamfilters jouw mails als geen spam te herkennen waardoor je mailingen meer kans hebben om bij de overige ontvangers ook in de inbox te worden geplaatst.

15. Stuur geen e-mails naar contacten die je mailingen niet openen

Als verzender wil je een zo groot mogelijk bereik hebben, een grote mailinglijst is dus een aantrekkelijk streven voor menig marketeer. Daarin bevindt zich ook een grote valkuil; inactieve contacten. Dit zijn contacten die zich ooit aangemeld hebben op je mailinglijst maar inmiddels niet meer je mailingen lezen. Ze hebben zich niet uitgeschreven, en staan dus nog steeds op je mailinglijst. Deze contacten kunnen je aflevering zeer negatief beinvloeden. Een ISP zal namelijk bijhouden hoeveel contacten op je mailinglijst je mailingen openen. Hoe minder dit er zijn, hoe een meer een spamfilter van een ISP je mailing zal beoordelen als niet relevant met alle gevolgen van dien. Deze contacten wil je dus niet op je mailinglijst hebben. Zorg dus dat je regelmatig je inactieve contacten opschoont.

16. Vraag bij bedrijfsmail om de IT beheerder jouw mails door te laten

Veel IT managers hebben te maken met heel veel spam tijdens het beheer van de e-mailaccounts van hun collega's. Daarom staan deze vak strak afgesteld en wordt iedere mailing die naar 3 of meer ontvangers binnen hetzelfde bedrijf wordt verzonden direct als spam gezien. Juist bij bedrijfsmail die soms wel naar alle werknemers gaan is dit natuurlijk niet wenselijk. Vraag daarom vriendelijk of je mailingen doorgelaten mogen worden. Succes niet gegarandeerd maar vragen staat vrij.

Tot slot

Spam is een serieus probleem. Zowel voor de ontvanger als de verzender. Door gebruik te maken van e-mailmarketing zal je mail in de spambox terechtkomen. Dit is helaas onoverkomelijk en hoort bij het spelletje. Houd je je aan bovenstaande regels dan zal je de meeste kans hebben om in de inbox te geraken. Mocht je mail dan toch onverhoopt in de spambox belanden? Vraag je ontvanger om deze te verplaatsen naar zijn inbox. Hierdoor zal je verzendreputatie verbeteren en de mail voortaan wel netjes bij deze ontvanger in de inbox worden afgeleverd.

Hoe wordt je verzendreputatie bepaald?

Alle acties van de ontvangers van jouw mails worden gemeten en gemonitord door de spamfilets van de verschillende providers zoals Gmail, Hotmail, Yahoo en Outlook. Op basis van eerdere acties van de ontvangers wordt bepaald of jouw mails betrouwbaar en waardevol zijn en zodoende worden doorgelaten naar de inbox.

Goed voor je verzendreputatie:

• Als de de ontvanger je mail opent
• Als de ontvanger antwoordt op je mail
• Als de ontvanger aangeeft dat je mail geen spam is of je mail uit de spam map haalt
• Als de ontvanger je mail verplaatst naar een andere folder of tabblad
• Als je de ontvanger je toevoegt aan zijn adresboek

Slecht voor je verzendreputatie:

• Als de ontvanger je mail markeert als spam of verplaatst naar de map ongewenst
• Als de ontvanger je mail niet opent en direct verwijderd

TIP

Het volgende kennisbankartikel kan ook erg waardevol zijn: Hoe verhoog ik de openratio van mijn mailings

Tip

Wil je nog meer weten en/of overkoepelende tips lezen over het voorkomen dat je mails in de spamfolder terecht komen? Lees dan ons blogartikel op onze website: De weg naar de inbox